Les meilleures pratiques pour créer votre adresse courriel professionnelle

Lorsqu’on lance son entreprise, opter pour une adresse courriel gratuite comme @gmail.com ou @outlook.com peut sembler un choix logique. Après tout, pourquoi payer pour un service quand on peut l’obtenir gratuitement? Pourtant, ce choix qui semble économique à court terme peut nuire à votre crédibilité et à l’efficacité de vos communications professionnelles à long terme.

POURQUOI OPTER POUR UNE ADRESSE COURRIEL PROFESSIONNELLE?

Pour renforcer votre crédibilité et votre notoriété

Il arrivera régulièrement que vos clients découvrent votre adresse courriel avant même de connaître la qualité de vos services ou produits. Une adresse se terminant par @nomdentreprise.com enverra instantanément une image plus sérieuse et professionnelle qu’une adresse personnelle comme @gmail.com ou @outlook.com.

En utilisant une adresse personnalisée liée à votre nom de domaine, vous facilitez la mémorisation de votre entreprise et créez une cohérence entre votre identité visuelle, votre site web et vos communications. C’est un petit détail qui contribue à bâtir une marque solide et crédible.

Pour améliorer la livrabilité de vos courriels

Quoi de plus frustrant que de travailler sur un devis personnalisé et de le voir atterrir dans les pourriels de votre destinataire? En utilisant une adresse au nom de domaine personnalisé, vous diminuez grandement les risques de vivre cette situation. Les filtres antipourriels des messageries électroniques sont souvent plus stricts envers les adresses gratuites, car celles-ci sont couramment utilisées par des spammeurs pour envoyer des messages non sollicités ou des tentatives d’hameçonnage. Le résultat d’utiliser une adresse gratuite? Vos courriels risquent d’être bloqués avant même d’atteindre la boîte de réception et l’information ne se rendra pas à destination. Une adresse professionnelle, elle, inspire davantage confiance aux serveurs de messagerie et améliore la réputation en ligne de votre domaine.

Pour assurer la pérennité de vos communications

Imaginez: vous utilisez les outils de Microsoft depuis des années, puis, à la suite d’un changement dans vos méthodes de travail, vous décidez de migrer vers la suite Google Workspace, et donc d’utiliser Gmail comme application pour vos communications. Avec une adresse courriel gratuite, vous devrez obligatoirement en créer une nouvelle pour faire cette transition. Cela implique donc de contacter tous vos clients pour les informer du changement et de mettre à jour votre courriel à de nombreux destinataires.

Avec une adresse professionnelle, ces contraintes disparaissent. Comme elle est liée à votre nom de domaine et non à un fournisseur, vous la conserverez, peu importe la plateforme que vous utilisez. Vous aurez donc la même adresse tout au long de la vie de votre entreprise.

COMMENT CRÉER VOTRE ADRESSE COURRIEL PROFESSIONNELLE?

Maintenant que vous saisissez pourquoi il est important d’avoir une adresse courriel professionnelle, passons à l’action. Voici les étapes concrètes pour créer une adresse qui représentera fièrement votre entreprise et renforcera votre crédibilité auprès de vos clients et partenaires.

1. Choisissez un nom d’utilisateur stratégique.

Il s’agit de la première partie de votre adresse courriel, soit celle qui se trouve avant l’arobas (@). Les options les plus courantes pour les travailleurs autonomes ou les petites entreprises incluent:

• info@
• contact@
• service@

Vous pouvez également opter pour une adresse débutant par «prenom.nom@». Cette façon de faire est particulièrement utile pour les entreprises ayant des employés ou prévoyant d'embaucher.

Cela dit, rien ne vous oblige à utiliser l’une de ces formules. Si votre identité de marque s’y prête, laissez aller votre créativité et choisissez un nom d’utilisateur à votre image.

2. Sélectionnez le bon nom de domaine.

Vient ensuite le moment de choisir le nom de domaine pour votre adresse courriel. Idéalement, il devrait être le même que celui de votre site web afin d’assurer une cohérence dans toutes vos communications et de renforcer la reconnaissance de votre marque. Vous pouvez utiliser le nom de votre entreprise ou, si vous êtes travailleur autonome, opter pour une combinaison de votre prénom et de votre nom de famille.

Avant de vous engager avec un nom de domaine, assurez-vous d’en vérifier la disponibilité. Des outils comme Hostinger, GoDaddy ou Name.com vous permettent de voir s’il est déjà utilisé par une autre entreprise. Si c’est le cas, vous aurez à en choisir un autre, car chaque nom de domaine doit être unique sur Internet.

3. Privilégiez la clarté et la simplicité.

Votre entreprise a un ton éclaté et vous voulez faire preuve de créativité dans vos adresses courriel? Prenez garde à trop en faire. Choisir d’utiliser «salut@nomdevotreentreprise.com» au lieu du classique «info@» pour votre service à la clientèle donne une allure conviviale à votre marque sans compromettre la clarté ni la mémorisation. Par contre, contact-equipe-service-client-2025@nomdevotreentreprise.com rend votre adresse plus difficile à mémoriser pour vos clients et vos partenaires. Plus une adresse est complexe, plus vous risquez de perdre des occasions d’affaires simplement parce qu’un client potentiel aura fait une erreur en la tapant ou ne s’en souviendra pas correctement.

Évitez d’utiliser des chiffres dans votre adresse courriel professionnelle, à moins qu’ils ne fassent partie de votre nom d’entreprise. Bannissez également l’utilisation de caractères spéciaux, qui nuisent à la mémorisation de l’adresse et à sa crédibilité.

4. Choisissez votre fournisseur de messagerie.

Une fois que vous avez choisi votre adresse courriel, la prochaine étape est de choisir votre fournisseur de messagerie. Assurez-vous d’opter pour une compagnie fiable offrant des fonctionnalités adaptées à vos besoins. Voici quatre exemples de questions pour orienter votre réflexion:

• Combien d’espace de stockage vous faut-il?
• Quels outils sont inclus?
• Le fournisseur offre-t-il une assistance technique fiable en cas de problème?
• Quelle est la réputation du fournisseur en matière de sécurité et de protection des données?

D’ailleurs, saviez-vous que vous obtenez d’une à cinq adresses courriel à votre nom de domaine lorsque vous passez à un forfait payant de WebSelf? C’est parfait pour les travailleurs autonomes et les petites entreprises!

5. Créez une signature de courriel soignée.

Félicitations! Votre adresse courriel est maintenant opérationnelle. Maintenant, il ne vous reste qu’à soigner la présentation de vos messages et ça, ça commence par une signature de courriel élégante.

Assurez-vous que votre signature inclut votre nom, votre titre ainsi que vos coordonnées. Y ajouter votre logo est également une excellente façon de refléter votre professionnalisme et de renforcer votre image de marque. Vous pouvez la créer directement dans les paramètres de votre boîte de messagerie ou à l’aide d’un outil comme Canva.

Une adresse courriel professionnelle n’est pas obligatoire pour lancer votre entreprise, mais elle représente un investissement judicieux pour bâtir votre crédibilité dès le départ. En quelques étapes simples, vous pouvez vous doter d’un outil qui renforcera votre image de marque et facilitera vos communications.

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LISTE DES ÉTAPES CLÉS POUR CRÉER VOTRE ADRESSE COURRIEL PROFESSIONNELLE

• Choisir un nom d’utilisateur et de domaine simples et représentatifs de votre entreprise.
• Déterminer le fournisseur de messagerie le mieux adapté à vos besoins.
• Créer une signature courriel soignée et cohérente avec votre image de marque.